În nicio firmă mică nu există un post numit „copiat din mail în Excel”. Și totuși, în fiecare zi, cineva face exact asta. Munca aceea nu apare nicăieri: n-are titlu, n-are buget și n-are un om care să răspundă de ea. Apare doar în orele care lipsesc la final de zi.
Cifra
Cel mai citat set de date pe tema asta e Anatomy of Work Index, publicat de Asana, făcut pe peste 10.000 de angajați de birou din mai multe țări.
- Aproximativ 60% din timpul de lucru se duce pe „munca despre muncă” — comunicare despre sarcini, căutat informații, trecut dintr-o aplicație în alta, cerut și dat statusuri — nu pe treaba pentru care omul a fost angajat.
- Pe an, de persoană: 209 ore pe muncă duplicată, 103 ore în ședințe inutile și 352 de ore vorbind despre muncă.
- 88% spun că proiecte cu termen au rămas în urmă sau au căzut printre degete.
209 ore înseamnă peste cinci săptămâni de lucru. De persoană. Pe an. Petrecute făcând a doua oară ceva ce fusese deja făcut.
Cum arată la o firmă de 5–15 oameni
Într-o firmă mică, pierderea se vede mai greu tocmai pentru că e împrăștiată. Nimeni nu pierde patru ore odată; toți pierd câte zece minute, de douăzeci de ori pe zi:
- Același client, introdus manual în trei locuri diferite.
- „Îmi trimiți și mie fișierul?” — de trei ori pe zi, către trei oameni diferiți.
- Raportul de luni, făcut de mână, în fiecare luni.
- Căutat un mesaj care era ori pe mail, ori pe WhatsApp, ori nicăieri.
- Confirmat lucruri care s-ar putea confirma singure.
Niciuna dintre astea nu pare o problemă. Împreună, sunt o normă întreagă.
Cum îți afli propria cifră, în două săptămâni
- Alege un singur proces care se repetă. Nu cel mai enervant — cel mai frecvent.
- Cronometrează-l de cinci ori. Nu-l estima; estimările sunt greșite constant, în ambele direcții.
- Înmulțește cu de câte ori se întâmplă într-o lună.
- Adună toți oamenii care îl ating, nu doar pe cel care îl începe.
- Compară cu cât ar rămâne de făcut dacă pașii evidenți ar rula singuri.
Cifra care iese e singura care contează, pentru că e a ta. Toate procentele din articolele de pe internet, inclusiv cele de mai sus, servesc doar ca să te convingă să faci exercițiul ăsta.
Nu tot ce se poate automatiza merită automatizat
Un proces care durează două minute și se întâmplă o dată pe lună nu merită atins, oricât de enervant ar fi. Regula e simplă: frecvență × durată × număr de oameni. Dacă rezultatul nu se măsoară în ore pe lună, lasă-l în pace și treci la următorul.
Regula asta te scapă și de cealaltă capcană: proiectele mari și impresionante care rezolvă ceva ce se întâmplă de două ori pe an.
De unde se începe
Nu cu procesul cel mai complicat, ci cu cel mai repetat. E mai puțin spectaculos, dar se termină în câteva zile, iar diferența se simte în aceeași săptămână — ceea ce contează mai mult decât pare, pentru că de asta depinde dacă echipa mai vrea și al doilea proiect.